Please be advised this position is advertised in French, as it is a requirement for the below noted position that qualified applicants have strong verbal and written communication skills in French

Chez GHD, nous nous engageons à apporter des changements positifs dans les communautés où nous vivons et travaillons. Dans un monde en constante évolution, nous croyons au pouvoir de la créativité, de l’innovation et de la collaboration. Nous sommes à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe de direction ayant un bon sens de l’organisation et une approche proactive pour appuyer plusieurs membres de la direction dans notre région de l’Est du Canada.

Ce rôle n’est pas qu’administratif, c’est une chance de faire partie d’une équipe hautement performante et amicale qui valorise l’intégrité, l’inclusion et l’ouverture. Si vous vous épanouissez dans un environnement au rythme rapide et aimez jouer un rôle essentiel dans les initiatives stratégiques, nous souhaitons vous connaître.

Principales responsabilités

• Fournir un soutien administratif général et harmonieux à plusieurs membres de la direction, gérer des calendriers complexes, organiser des réunions, réserver des déplacements et traiter les comptes de dépenses avec discrétion et efficacité.
• Représenter l’équipe de direction avec professionnalisme par la gestion des communications internes et externes et l’établissement d’un lien de confiance avec les parties prenantes, en plus de répondre aux messages et d’en assurer un suivi en temps opportun.
• Organiser les réunions, les événements et les activités de l’équipe, de l’élaboration de programmes à la logistique et à la prise de notes de réunion, et veiller à ce que tout se déroule de manière harmonieuse et professionnelle.
• Préparer des documents, des présentations et des rapports bien structurés en rassemblant les données et l’information pertinentes pour appuyer une prise de décisions éclairées au niveau de la direction.
• Établir et entretenir de bonnes relations professionnelles avec les équipes, les clients et les partenaires d’affaires afin de favoriser la collaboration et l’harmonisation des objectifs généraux de l’entreprise.
• Contribuer à des projets de grande envergure en effectuant des recherches, en compilant des données et en produisant des rapports et des recommandations qui appuient les initiatives stratégiques.
• Tenir à jour et améliorer les processus et systèmes administratifs afin d’assurer leur conformité et de cerner les occasions d’augmenter l’efficacité et la productivité.
• Aider à gérer l’affectation des tâches à court terme au sein de l’équipe en restant conforme aux priorités et en assurant le bon déroulement des activités.
• Aider à régler les besoins en matière d’approvisionnement en suivant les protocoles établis, afin d’assurer l’acquisition du bon soutien en temps opportun et lorsque nécessaire.

Pour avoir du succès dans ce poste, vous devez avoir :

• De l’expérience éprouvée dans un rôle d’adjoint(e) administratif(-ive) ou de direction de niveau sénior, préférablement à l’appui de plusieurs dirigeant(e)s
• D’excellentes habiletés en communication écrite et verbale en anglais* et en français
• Un grand sens de l’organisation et une excellente attention aux détails
• La capacité de gérer des priorités concurrentes avec discrétion, tact et professionnalisme
• Une maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d’autres outils de productivité, comme des applications alimentées par l’intelligence artificielle
• De l’expérience en organisation d’événements ou de réunions avec plusieurs parties prenantes et éléments logistiques
• Une mentalité proactive axée sur les solutions, combinée à une capacité à travailler de façon indépendante et collaborative

Pourquoi GHD?

• Avoir la flexibilité de travailler de la maison ou de notre bureau au centre-ville de Montréal
• Se joindre à une équipe diversifiée qui valorise la collaboration, la curiosité et l’apprentissage continu
• Avoir accès à des programmes de formation, à du mentorat et à des possibilités d’avancement
• Contribuer à des projets significatifs qui façonnent l’avenir de nos communautés

*Dans le cadre de cette fonction, vous devrez intervenir avec des clients clés internes et externes dans l’équipe de l’Est du Canada et les équipes canadiennes ou mondiales de façon régulière, autant à l’oral qu’à l’écrit.

Vous souhaitez contribuer pour changer les choses?

Envoyez-nous votre candidature dès maintenant pour vous joindre à une équipe novatrice et passionnée qui s’engage à créer des relations durables et à offrir des résultats exceptionnels.

Découvrez ce que vous pouvez accomplir grâce à la force de l’engagement.

C’est #LaForceDelEngagement

En tant qu’organisation diversifiée et inclusive, nous encourageons les réalisations individuelles et reconnaissons la force d’un milieu de travail diversifié. GHD est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Sur demande, GHD fournira des mesures d’adaptation raisonnables pour les candidates et candidats handicapés tout au long du processus de recrutement et de sélection.

#LI-MA1

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At GHD, we’re committed to creating positive change in the communities where we live and work. In a world that’s constantly evolving, we believe in the power of creativity, innovation, and collaboration. We’re looking for a highly organized and proactive Executive Assistant to support multiple executives across our Eastern Canada region.

This is more than just an administrative role – it’s a chance to be part of a high-performing, supportive team that values integrity, inclusion, and forward thinking. If you're someone who thrives in a fast-paced environment and enjoys playing a critical role in strategic initiatives, we want to hear from you.

Key Responsibilities

• Provide seamless, high-level administrative support to multiple executives, managing complex calendars, coordinating meetings, arranging travel, and handling expense reporting with discretion and efficiency.
• Represent the executive team with professionalism by managing internal and external communications, building trust with stakeholders, and ensuring timely responses and follow-ups.
• Plan and coordinate meetings, events, and team activities, from agenda development to logistics and minute-taking, ensuring everything runs smoothly and professionally.
• Prepare well-structured documents, reports, and presentations by pulling together relevant data and materials to support informed decision-making at the executive level.
• Build and maintain strong working relationships across teams, clients, and business partners to support collaboration and alignment with broader business objectives.
• Contribute to high-impact projects by conducting research, compiling data, and delivering reports and recommendations that support strategic initiatives.
• Maintain and enhance administrative processes and systems, ensuring compliance while identifying opportunities for increased efficiency and productivity.
• Help manage short-term task allocation within the team, keeping priorities aligned and workflows on track.
• Assist with procurement needs by following established protocols, ensuring timely and accurate purchasing support where required.

To succeed in this role, you’ll need to bring:

• Proven experience in a senior-level administrative or executive assistant role, preferably supporting multiple leaders
• Excellent written and verbal communication skills in both English* and French
• Strong organizational skills and attention to detail
• Ability to manage competing priorities with discretion, tact, and professionalism
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other productivity tools, including artificial intelligence–powered applications.
• Experience planning events or meetings with multiple stakeholders and logistical elements
• A proactive, solution-oriented mindset with the ability to work independently and collaboratively

*As part of this function, you will be required to intervene with internal and external key clients within Eastern Canada and/or with Canadian or global teams on a recurring basis, in both oral and written capacity.

Why GHD?

• Flexibility to work from home and from our downtown Montreal office
• Join a diverse team that values collaboration, curiosity, and continuous learning
• Access to training programs, mentorship, and advancement opportunities
• Contribute to meaningful projects that shape the future of our communities

Ready to make a difference?

Apply now to join a passionate, innovative team that’s committed to building lasting relationships and delivering exceptional outcomes.

See what the power of commitment can do for you.

Our pledge to you

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#ThePowerOfCommitment

As a diverse and inclusive organization, we encourage individual achievement and recognize the strength of a diverse workforce. GHD is an equal opportunity employer. Upon request, GHD will provide reasonable accommodation for applicants with disabilities throughout the recruitment and selection process.

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